項目管理-項目高效決策與規劃執行

課程背景:

在決策一個項目時，你是理性的還是感性的？

決策項目時，要收集哪些信息？為什么我收集到的信息大多都是正面的？

如何能找到更多的項目可選方案？如何精準決策出最合適的項目方案？

項目推行過程中，如何應對老板說變就變的項目要求？

明明用心規劃的項目老板卻不喜歡，如何防止項目死在起跑線上？

為何我的項目總會延期？如何準確預估項目時間并制定項目行動計劃？

如何保持對項目行動的專注，并執行到位？

為什么下屬總是交不出我想要的項目成果？如何才能清晰地委派任務？

李皓明老師基于經典能力行為模型，融合運用組織心理學、教育心理學，還原真實工作場景，助你做好項目規劃與執行。

課程收益:

● 掌握明確項目決策目標的三個步驟

● 掌握運用《登高類比法》找到更多項目方案的方法

● 掌握運用《超級準則評估表》找到最佳項目方案

● 掌握通盤考慮項目四元素應對項目變更

● 掌握項目需求確認的常用方法

● 掌握準確預估項目時間，制定行動計劃

● 熟悉項目追蹤指標，確保執行到位

● 掌握委派項目任務的方法

課程對象：

各部門經理、主管、新晉升主管、高潛人員等

課程大綱:

第一部分：項目高效決策

第一講：如何做好項目決策

一、心理學研究成果：人如何做決策的

1. 直覺型思考：快速自動化完成，能迅速決策

2. 理性型思考：通過科學計算來決策

3. 人在大多數情況下都只用直覺型思考，在直覺解決不了時，才用理性型思考

示例：決策購買2元人民幣和4000韓元的礦泉水

4. 直覺型思考的陷阱：太過容易受到環境干擾，影響最后決策質量

案例1：神奇的猜硬幣正反面

案例2：猜偉人的年紀

二、為何無法展現理性思考

1. 缺乏自覺：沒有意識到自己習慣或依賴于直覺判斷

2. 缺乏技巧：不懂技巧，靠直覺拼搏

三、理性思考的作用

1. 能明確決策目標，使決策有的放矢，貼近目標

2. 能完整搜集信息，找到正反兩面的數據，掌握全貌

3. 能展開更多方案，使決策不會陷于非黑即白，踏出更多可能

4. 能找出合適方案，有清晰的思考流程，選擇出最合適的方案

第二講：四步驟做好項目決策

第一步：讓目標指引你的決策

案例討論：小李是否應該跳槽

1. 以目標指引你的決策

1）實驗數據對比：有明確目標的決策實施成功率高出19%

2）決策常見誤區：做決定前，自以為已經想清楚自己到底要什么

2. 厘清目標的三個步驟

1）列出你認為重要的決策目標

2）詢問該決策重要利益相關人的目標

3）詢問最近做過類似決策的人，做類似決策時應考慮什么目標

案例討論：選擇場地召開公司年中表彰大會的目標有哪些

第二步：收集完整信息

1. 收集信息不完整會導致做出失敗的決策

視頻案例討論：為什么收集了這么多信息，還是做了錯誤的招聘決策

2. 收集信息不完整的原因

1）誤區：習慣收集正面或自己想看的信息

2）正面偏好：人們更習慣收集正面信息（實驗結果）

3）心有定論：信息收集偏頗的效果，在心中已有定論的時候尤為明顯

案例：醫生診斷患者病情的實驗

3. 如何避免信息收集不完整

1）提問自己所害怕結果相關的問題，來收集負面信息，避免信息不完整

2）收集負面信息不是為了證明選項是錯的，而是讓你真正掌握每個決策

案例：是否升級公司財務系統，應該收集哪些信息

視頻案例回顧：吳經理犯了什么錯誤？如果你是吳經理，接下來你打算問些什么？

第三步：跳出非黑即白的決策困境

視頻案例：大型展會場地到底選哪一個

1. 打破僵局，尋找新的可選方案

1）決策有效性和可選方案的數量正相關

案例：經濟學家對企業83個重要決策的跟蹤研究

2. 登高類比法：如何尋找更多解決方案

1）屋子內：組織內部門搜索

2）陽臺上：組織內其他部門搜索

3）樹頂上：同行業同類公司搜索

4）飛機上：其他行業非同類公司搜索

5）當發現類比已毫不相干時，及時收手

案例回顧：運用登高類比法，找到更多關于場地的解決方案

情景演練：用登高類比法尋找更多“如何解決供應商維問題”方案

第四步：選擇最優方案

視頻引例：杰克船長應該打劫哪一艘海盜船？

1. 羅列所有決策標準

1）理想中完美決定應該要符合哪些條件

案例演練：說說你們心目中理想的海盜船有哪些條件

2. 評估各條件重要性

1）根據決策目的不同，每個條件的重要性也各不相同

工具：5分量表

工具：頭腦風暴法

案例演練：為海盜船各條件重要性打分

3. 評估各方案滿意程度

1）評估每個方案在各條件中的滿意程度

案例演練：為每個可打劫海盜船的各條件滿意度打分

4. 計算總分，選出最佳方案

1）將重要性與各方案滿意度分別相乘，計算總分，選出最佳方案

案例演練：為杰克船長鎖定打劫對象

工具：《超級準則評估表》

第二部分：項目規劃執行

第一講：項目四元素——如何應對項目改變

視頻引例：如何面對老板說變就變的項目

一、項目失敗的主要原因是什么

1. 時間，資源，預算不夠

2. 領導支持不足

3. 利害關系人投入不足

4. 項目需求不停變更

二、需求變更對項目的影響

1. 認識項目需求變更

2. 項目四元素

元素一：時間——項目時限

元素二：資源——投入項目中的所有成本

元素三：范圍——項目所需要完成的任務

元素四：質量——項目最終產出的標準

3. 項目變更對四元素的綜合影響

視頻案例分析：吳經理項目改變影響分析

三、處理項目改變的步驟

1. 收集四個項目元素受到的影響

2. 說明改變會有多少影響

3. 迅速確認是否改變并溝通

正面示范案例：項目改變要求的正確應對方式

第二講：做好需求確認——如何防止項目死在起跑線上

視頻引例：用心規劃項目卻不討好

一、項目開始前，做好需求確認很重要

1. 了解清楚委托方或領導的需求

1）失敗項目的常見特征：項目未能滿足組織的業務需求

2. 沒有確認委托方需求的常見原因

二、承接項目時，需要確認清楚五件事

1. 目的：確認項目目的

2. 時間：確認完成時間

3. 資源：確認人力物力財力

4. 品質：確認項目品質

5. 范圍：確認負責的區域

三、三步確認項目目標和品質要求

1. 目標是什么

2. 了解為什么有這個目標

3. 衡量項目成功及滿意的標準

4. 用較緩和的語句和語氣詢問需求

工具：《項目承接確認表》

正面示范案例：賈經理年會項目確認需求

第三講：做時間的掌握者——如何制定項目行動計劃

一、為何大多數項目會延期

1. 過度樂觀地估算時間是導致項目延期的原因之一

心理學研究成果：人們在估計未來任務的完成時間時，總是偏向樂觀

案例：吳經理估算的項目時間有什么問題

二、項目預估時間的陷阱：忽略細節

1. 常見的項目時間預估方法

1）以時間順序來羅列主要任務，并計算其時間

2）經常忽略前后的次要任務

案例：粉刷房間計劃易忽略的細節

案例回顧：吳經理的項目預估忽略了哪些環節

三、制定項目行動計劃

1. 確認任務與產出

1）確認主要任務和每個主要任務的產出

2. 任務分解關鍵行動

1)任務：希望達到的目的

2)行動：可執行操作的步驟

3)確認各個產出的關鍵行動是什么

課堂案例練習：“檢查原有產品”項目拆解

3. 確認輔助行動

1）確認要完成關鍵行動前后是否還有輔助行動

示例：搜集過往資料的時間預估

4. 確認行動排序

1）強依賴行動（分先后進行）

2）無依賴行動（可同時進行）

案例：婚禮的各項行動排序

5. 鋪排時間，資源

1）制作甘特圖

2）Who do What by When and How

示例：用項目思維寫郵件

6. 召集有經驗的專家級員工共同討論確認

情景演練：以下項目的任務拆解是否準確

第四講：兩個專注——如何保持高度的專注

一、自己保持專注

1. 內憂：無法拒絕其他干擾

1)無法拒絕的原因：不能、不會、不想

2)如何改變：有意識的調整個人行為

2. 外患：外在環境影響的應對

1)潛水閉關

2)快速判斷是否值得中斷或調整原定計劃

二、對事保持專注

1. 兩種追蹤指標

1)成果衡量（結果指標）：如何衡量目的最終成效

2)進度衡量（過程指標）：促使最終成果指標的實現

案例研討：空中飛行如何做好安全目標把控

3）過程指標才真正具備促成的效果

2. 指標設定應遵循SMART原則

第五講：說清目的和期望——如何促使下屬提交理想的項目成果

引例：如何才能清晰地委派任務

一、任務委派時，說清目的很重要

1. 當不知道做某件事的目的時，會賦予它很多自我的假設

案例回顧：吳經理需要小潘給的什么資料

二、如何準確傳達對任務的期望

1. 具象化描述

2. 引用過往成功經驗

3. 展示范例模板

示例：制作漂亮報告的正面傳達

情景演練：準確交辦項目任務