電子文件歸檔和電子檔案管理

【課程背景】

??? ???現代信息技術的高速化發展，使得電子信息技術在社會生活的多個領域內都獲得了大規模的應用。檔案作為承載文件資源歷史價值的重要載體，對其日常管理的安全與否將會直接影響到檔案的實際功能價值。目前，伴隨著相關電子檔案數量的不斷增多，電子檔案所面臨的安全風險也呈現出了更加多樣化與復雜化的特征。

?? ???課程將以電子文件與檔案管理為切入點，還原應用環境中的實際案例，幫助學員認知電子檔案流程是什么、管理層次模型有哪些，分別發揮什么作用？電子檔案單軌制是什么，工作思路與思路分析，建設基本原則與架構思路，風險與建議？電子文件歸檔和電子檔案管理原型系統，四大工具是什么？使學員學之解惑，學之能用

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【課程收益】

??? 電子檔案流程概述、流程管理在安全管理中的應用

??? 電子檔案流程管理的層次模型、安全策略與管理制度

??? 電子文件單軌制定義、視角、工作思路、思路分析

??? 電子文件單軌制架構思路、工作內容、風險及建議

??? 電子電子文件歸檔和電子檔案管理原型系統，四大工具及制度配套

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【課程特色】干貨，沒有廢話；科學，邏輯清晰；實戰，學之能用；投入，案例精彩

【課程對象】檔案管理人員、檔案工作人員等

【課程時間】6小時

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【課程大綱】

一、電子檔案全流程管理

1、電子檔案流程概述

2、流程管理在電子檔案安全管理中的應用

3、電子檔案的安全性分析

4、電子檔案安全管理策略探討

5、電子檔案流程管理下的層次模型

?? 生成層

?? 保管層

?? 流程層

?? 應用層

6、電子檔案流程管理與管理制度

7、電子檔案流程管理制度 – 歸檔范圍

8、電子檔案流程管理制度 – 形成

9、電子檔案流程管理制度 – 流轉

10、電子檔案流程管理制度 - 歸檔

?? 文件的登記

?? 文件分類及編號方法

?? 文件格式規定

11、電子檔案成果驗收及移交

?? 驗收方式

?? 驗收內容

?? 驗收指標

?? 驗收結論

?? 移交檢驗 – 病毒檢驗

?? 移交檢驗 – 真實性檢驗

?? 移交檢驗 – 完整性檢驗

?? 移交檢驗 – 有效性檢驗

?? 移交檢驗 – 文件格式檢驗

?? 移交檢驗 – 需收集軟件及說明檢驗

12、電子檔案流程管理制度 - 保管

?? 鑒別

?? 訪問控制

?? 機密性

?? 完整性

?? 可用性

13、電子檔案流程管理制度 – 利用

?? 權限管理

?? 申請閱讀

?? 訪問

14、電子檔案安全管理策略的關鍵問題

?? 電子檔案的永久性保存

?? 建立電子檔案轉換為副本的系統規范

?? 安全服務與安全機制

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二、電子文件單軌制工作方法

1、電子檔案單軌制的定義

2、單軌制的兩個視角

?? 文件視角

?? 檔案視角

3、單軌制工作思路

4、單軌制的思路分析

?? 管理對象分析

?? 管理流程分析

?? 歸檔制度分析

?? 從文檔一體化趨勢看

?? 安全分析

5、單軌制建設基本原則

6、電子檔案單軌制實施架構思路

?? 建立可操作的前端業務系統實施規劃

?? 建立完善檔案管理機制

?? 配備完善的硬件服務系統

?? 建立完善的電子檔案管理系統

7、單軌制規范性工作內容

?? 前端控制、全程管理

?? 制定完善歸檔制度，編制操作手冊

?? 制定清晰的管理流程

?? 面向用戶的采集與管理

?? 可執行的監督檢查機制，全過程跟蹤與指導

8、單軌制的主要風險及建議

?? 對傳統管理模式的依賴與新模式沖突

?? 電子文件歸檔流程設計不規范，及時性、有效性、規范性不能保證。

?? 電子檔案的安全可抗性

?? 熟悉檔案與精通軟件管理復合型人才缺失

案例：廣東省高速公路項目實施單軌制管理

三、電子文件歸檔與檔案管理

1、依托法治保障和政策優勢

2、電子文件歸檔和電子檔案管理原型系統

??? 優化業務流程

??? 完善系統功能

??? 確保真實可靠

3、設計電子文件歸檔和電子檔案管理系統四大工具

?? 解決電子文件接收難 - 通用數據采集工具

?? 解決電子檔案管理難 – 電子檔案文件格式轉換工具

?? 解決電子檔案長期保存難 – 離線備份工具

?? 解決電子檔案利用難 – 電子檔案通用瀏覽器

4、建立制度配套，完善電子文件歸檔和電子檔案管理規范

?? 制定電子文件歸檔范圍和保管期限表

?? 制定電子文件歸檔整理規則

?? 制定電子檔案長期保存規范

案例：電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在中國（上海）自貿區應用