商務文書寫作

適合行業

銀行證券行業政府機關部門醫療衛生行業教育培訓行業其他

課程目標

1.使學員掌握商務文書寫作的基本技巧和范例

2.幫助學員學會應用商務文書寫作的步驟和方法

3.通過公文寫作病例會診，使學員掌握公文寫作的規范性

4.幫助學員在寫作中能有意識地避免技術錯誤

課程時長：三天

適合對象

企業高中層管理者、辦公室管理執行者、文秘人員

課程大綱

第一講商務文書寫作的概述

商務文書寫作概述

（一）商務文書的分類

1.按形式來劃分

以形式作為劃分標準，商務文書可以大致分為以下兩類：

固定格式的商務文書

非固定格式的商務文書

2.按內容用途來劃分

通用的商務文書

禮儀性的商務文書

（二）商務文書寫作的作用

1.與別人進行某種形式的交流與溝通

2.“溝通的障礙”其實就都是來自于簡單傳遞的單向溝通。

3.避免陷入單向溝通的誤區

（三）學習商務文書寫作的關鍵

商務文書寫作的核心內容包括以下幾個部分，這些內容也就是本課程的主要構成：

商務文書的寫作步驟以及相應的重點；

商務文書的寫作技巧；

商務文書寫作的注意事項；

商務文書寫作應掌握的范例。

（四）商務文書寫作的特點與要素

商務文書的寫作與小說、網絡上的博客以及出行的游記有著顯著的不同，其特點與要素主要包括：

1.商務文書寫作的特點

簡明

準確

樸實

莊重

規范

2.商務文書寫作的要素

商務文書寫作有以下四個要素：

主旨

材料

結構

語言

第二講如何寫出好文章（上）

商務文書寫作的步驟

在了解了商務文書寫作的概述內容之后，我們來看看商務文書寫作的以下六個步驟：

（一）步驟一：制定正確的行動目標

1.主動目標與被動目標

2.將被動目標轉化為主動目標

（二）步驟二：決定文章的正式程度(一)

在這個步驟中需要把握以下的內容：

1.正式程度的判斷依據：正式指數

2.正式程度的表現

在了解了正式指數的內容之后，我們接著來討論商務文書正式程度所表現的方面：

形式

稱謂

語氣

第三講如何寫出好文章（中）

決定文章的正式程度（二）

（三）步驟三：設定文章的總體風格

1.把握總體風格的依據：游說矩陣

簡單型

說服型

艱難型

解決問題型

2.總體風格的設定

簡單型

說服型

解決問題型

艱難型

第四講如何寫出好文章（下）

（四）步驟四：選擇文章的層次結構

1.連貫式

突出的重點

適應的情形

2.并列式

突出的重點

適應的情形

3.分析問題式

“只有結果”，這樣的商務文書包括批復、指示以及命令等，它們通常都沒有問題的原因也沒有相關的分析，因為并沒有這個必要。

“提出問題并分析問題”，情況簡報就屬于這樣的類型。

“提出問題并解決問題”，例如公告和通知就屬于這樣的類型。

“提出問題、分析問題，最后解決問題”，這種類型實際上就包括了處理問題從始至終的整個邏輯關系，在實際工作終指導性的通報和決議就是最好的例子。

4.問答式

所謂“問答式”，就是指運用問答的形式來組織商務文書的全篇。

突出的重點

適應的情形

5.行動結果式

所謂“行動結果式”，就是在商務文書中先擺問題、而后突出結果以及結果的實現方式的一種層次結構。

（五）步驟五：列出文章的大綱

在明確了商務文書的行動目標、正式程度、總體風格以及層次結構之后，撰寫的的五個步驟就是列出文章的大綱。

1.列出大綱的好處和目的

2.具體的做法

利用大綱來有序地組織撰寫者的思路，可以有以下兩種方法：

提綱法

輻射法

（六）步驟六：撰寫初稿

第五講如何使文章生動有效（上）

（一）運用情感指數增加商務文書的親和力

1.情感指數的內涵

2.情感指數的計算

3.增加情感指數的方法

增加第二人稱代詞

增加第三人稱的專有名詞

增加讀者的姓名

增加對讀者的暗指

第六講如何使文章生動有效（中）

（二）努力做到“讀者為尊”

在提出情感指數的基礎上，接下來進一步提出“讀者為尊”這個技巧。

1.“讀者為尊”的內涵

一般的表述：

“讀者為尊”的表述：

2.“最先提及讀者而非自己”的原則

（三）進行有效的反饋

1.正面反饋

2.修正性反饋

3.負面反饋和沒有反饋

（四）增加商務文書的緊迫性

1.增加緊迫性的作用

2.增加緊迫性的方法

時間的規范性

時間的精確性

時間的通用性

第七講如何使文章生動有效（下）

（五）增加可信度

（六）做到行文簡潔

要做到行文簡潔可以采用以下的方式：

1.采用電報文體

2.另加附件

3.詞句力求簡單精煉

4.多用主動語式

5.適當運用縮略語

第八講如何使文章更加規范（上）

（一）數字的使用規范

1.真實準確

2.各個分數之和與總數相等

3.統計口徑一致

4.列舉數字有可比性

5.注意倍數關系

6.分清楚漢字與阿拉伯數字的使用場合

（二）部分結構層次敘述的規范性

第九講如何使文章更加規范（下）

（三）計量單位的使用規范

（四）綜合校對的注意事項

1.做旁觀者

2.做朗讀者

3.做求教者

（五）詞語的使用規范

（六）標點符號的使用規范

1.常見的標點符號使用錯誤

2.標點符號的種類

3.具體的用法

4.標點符號的點放位置

第十講常用公文示范講解（上）

（一）13種公務文書的撰寫及規范

（二）商務信函、PPT、匯報文稿、宣傳稿件的撰寫及規范