專業(yè)秘書（行政管理人員）綜合技能提升訓(xùn)練課程

專業(yè)秘書綜合技能提升培訓(xùn)

【課程背景】
專業(yè)秘書（及行政管理人員，以下均簡稱秘書）工作以其特殊性，在企事業(yè)單位、政府機關(guān)行政管理的重要作用愈發(fā)凸顯，秘書職業(yè)的社會化、知識化、專業(yè)化發(fā)展也對秘書職業(yè)從業(yè)者提出了更高的期望與要求。進入信息化社會，以計算機為代表的信息技術(shù)帶給人們工作、生活快捷、方便的同時，國人的漢子書寫能力及文章寫作與水平，在迎接挑戰(zhàn)的同時，也帶來了更多有利于行政管理辦公現(xiàn)代化的契機。提高秘書職業(yè)從業(yè)者綜合性、多元化能力，不僅可以提升從業(yè)者的個人素質(zhì)能力，而且對于社會具有帶動和示范意義。
【課程收益】
通過課程學(xué)習(xí)、實訓(xùn)及輔導(dǎo)實現(xiàn)如下目標(biāo)效果：
1、明確各級行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向
2、學(xué)會編寫自己的崗位說明
3、明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識
4、學(xué)會奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)“地位
5、運用流程化管理技能提升行政管理工作水平
6、有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率
7、規(guī)范文檔管理為企業(yè)運營發(fā)揮重要作用
8、提升商務(wù)公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力
9、學(xué)習(xí)掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧
10、了解商務(wù)接待活動中各項禮儀，體現(xiàn)企業(yè)良好形象
【課程對象】政府機關(guān)、企事業(yè)單位從事行政、秘書工作人員等
【課程時間】2天-3天（12-18課時）
【培訓(xùn)方式】視頻教學(xué)、案例分析、小組研討、角色扮演、游戲互動

【課程提綱】
開場
致歡迎詞及課程介紹
引導(dǎo)： 你所了解的秘書工作（行政管理工作）有哪些?
一、秘書工作角色認(rèn)知及職能認(rèn)知
1、秘書的角色認(rèn)知：
狹義及廣義之分；?
秘書機構(gòu)的地位：中樞輔助；綜合辦事；外聯(lián)窗口；“不管部”；樞紐。
秘書機構(gòu)的基本職能：輔助領(lǐng)導(dǎo)，辦理事務(wù)。
.秘書工作的內(nèi)容
.秘書工作的一般特征
秘書工作的本質(zhì)特征
秘書工作的基本規(guī)律
秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系
2、秘書工作職能使用指導(dǎo)思想
堅持“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想：為本級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各部門服務(wù)，為員工與客戶服務(wù)。
辦公室主任的主要職責(zé)：輔助決策? 處理事務(wù) 協(xié)調(diào)管理 工作把關(guān)
.決策和輔助決策：決策準(zhǔn)備階段、預(yù)案設(shè)計階段、方案優(yōu)選階段、決策實施階段

二、新時期秘書必備的素質(zhì)
1、基本素質(zhì)要求：
職業(yè)道德：任勞任怨、忠于職守、嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實、公道正派、謙虛好學(xué)、開拓創(chuàng)新
? 秘書禮儀修養(yǎng)與形象：寬容的原則、敬人、自律、遵守、適度、真誠、從俗、平等
交際原則：白金法則：以對方為中心的三A法則：
1.Accept 接受 2.Appreciate欣賞 3.Admire贊美
秘書的知識與技能結(jié)構(gòu)：視野開闊，基礎(chǔ)厚實；能力全面，特長突出；熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，具備良好的語言文字表達能力，敏于思考，勤于辦事
2、部分重要工作分解及演練：

A、接待工作
案例：接待與電話帶來的經(jīng)濟效益?????
接待工作的意義1.展示形象的重要窗口2.牽線搭橋的主要形式3.獲取信息的有效渠道。
接待工作的原則：1.誠懇熱情2. 講究禮儀3.細(xì)致周到4.儉省節(jié)約，按章辦事
5.保守秘密6.對口接待，分工負(fù)責(zé)。
秘書接待中交往與位次禮儀（全程演練）：
1.形象禮儀
2.介紹禮儀
3.名片禮儀
4.握手禮儀
5.位次禮儀（含車輛座次、會議座次等）
6.行進指引禮及電梯禮儀
7.就餐禮儀
案例演練：
事先約定同等級別客戶拜訪案例（選用）
未經(jīng)預(yù)約不知情況客戶拜訪案例（選用）

B、辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)及電話通信禮儀
體驗：打開你的微信，看看你是什么人?
避免簡單低級錯誤重復(fù)發(fā)生
郵件處理及注意事項（郵箱、QQ）
即時對話注意事項（微信、即時通話工具）
自媒體發(fā)布注意事項（微信、微博、博客）
電話通信注意事項
當(dāng)面交流注意事項
案例演練：
與本公司其他部門郵件溝通事務(wù)案例（選用）
公司突發(fā)事件朋友知曉詢問案例（選用）

C、會議與會務(wù)組織工作
研討：這次會議你怎樣準(zhǔn)備到位?
會議的含義：有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的集會議事。
會務(wù)工作原則：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、周到服務(wù)、勤儉節(jié)約、安全保密、提高效率。
會議籌備工作流程1.擬定會議預(yù)案2.起草會議文件3.發(fā)出會議通知4.聯(lián)系會議住地和會場5.制作會議證件6.布置會場7.安排會議報到8.安排預(yù)備會議會場9.做好會議籌備工作的有效措施。
秘書的會議準(zhǔn)備：人員、資料、設(shè)備、預(yù)判及結(jié)果追蹤
會議組織工作1.會場簽到2.分發(fā)會議文件3.組織會議記錄4.編印會議簡報或情況反映 5.組織選舉6.安排參觀活動 7.組織文娛活動8.安排合影 9.會議新聞通稿10.會議文件回收11.會議文件歸檔12.掌握會議貫徹落實情況13.會議經(jīng)費結(jié)算
案例演練：
本公司月度經(jīng)濟活動分析會召開案例（選用）
供應(yīng)商年度會議安排案例（選用）

D、領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)及下周工作日程安排
案例：一份領(lǐng)導(dǎo)的日程安排表
計劃先行（先領(lǐng)導(dǎo)后部門、先主要后次要、先大會后小會、先緊急后長遠(yuǎn)）
日程提醒及突發(fā)事件注意事項
洗手間禮儀
與領(lǐng)導(dǎo)交談的藝術(shù)
著裝的區(qū)分原則
案例演練：
公司3 位老總下周工作日程安排表（選用）
張總正在開會中，公司突發(fā)事件匯報流程案例（選用）

E、文書撰擬與公文處理
提問：最常用的辦公室公文是什么?
.黨政機關(guān)公文定義
.公文處理工作定義
文章與文體
寫作及規(guī)律
公文寫作特點與規(guī)范
常用文體實訓(xùn)（選用撰寫）
（1）知識要點講解及案例分析
（2）應(yīng)用訓(xùn)練
（3）作業(yè)輔導(dǎo)
1）通知、通告、通報
2）會議記錄與會議紀(jì)要
3）請示與報告
4) 計劃與總結(jié)
5) 領(lǐng)導(dǎo)講話
6) 文化內(nèi)刊等

F、辦公室信息工作
探討：你最經(jīng)?？磧?nèi)部刊物的什么內(nèi)容?
信息的特性
.辦公室信息工作的基本要求
應(yīng)該具備的若干信息意識
調(diào)查研究及其程序
調(diào)查研究的基本類型及常用的調(diào)查方法
案例演練：
根據(jù)所給出的資料，擬寫一篇近期生產(chǎn)情況的調(diào)研報告。

3、秘書各項工作流程及工具包：
（1）輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的工作流程
（2）溝通協(xié)調(diào)關(guān)系的工作流程
（3）信息處理工作流程
（4）文件管理流程
（5）日常事務(wù)安排、督導(dǎo)流程
（6）一般會議議程、安排流程
（7）領(lǐng)導(dǎo)外出安排流程
（8）接打電話的禮儀規(guī)范
（9）接待來訪禮儀“三步曲”
（10）握手禮的三步法

三、秘書工作綜合事務(wù)管理
1、溝通協(xié)調(diào)及有效溝通方法
體驗：無聲的游戲
與領(lǐng)導(dǎo)溝通
與同事溝通
協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系
協(xié)調(diào)部門之間關(guān)系
協(xié)調(diào)外部與企業(yè)之間關(guān)系
案例演練：
兩個部門在工作會議后的爭執(zhí)
2、文書處理七件事
故事：一份文件的自白
收文處理、發(fā)文處理、文書清退、文書立卷、文書歸檔、文書銷毀
印信管理、
案例演練：
一份文件的產(chǎn)生及生效

3、辦公室日常事務(wù)管理
視頻：一個白領(lǐng)的一天
制度管理
環(huán)境管理
資源管理
效率管理
日常事務(wù)及人事管理
案例演練：
辦公室晨會
4、行政后勤與安保管理
討論：辦公室管理設(shè)備知多少?
車輛及辦公設(shè)備管理
領(lǐng)導(dǎo)及一般值班管理
信訪及檔案管理
食堂宿舍管理
環(huán)保綠化管理
消防保衛(wèi)管理
商業(yè)秘密保護及網(wǎng)絡(luò)安全管理
案例演練：
視當(dāng)天學(xué)員情況而定

5、突發(fā)事件管理
組織搶救（平息事態(tài)）、報告情況、保護現(xiàn)場、善后疏導(dǎo)、調(diào)查處理、總結(jié)重建。
案例演練：
辦公樓發(fā)生的火災(zāi)
課程回顧+結(jié)束
在課程中，我學(xué)到了什么，什么能夠馬上拿到工作中運用?
課程回顧，分享交流
表達期望、祝福

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